Wat kan mailarchivering voor uw bedrijf betekenen?

In het bedrijfsleven is het e-mailverkeer de afgelopen 10 jaar een steeds crucialere rol gaan spelen. Belangrijke berichten en documenten (gescand) worden per e-mail over-en-weer verzonden. Er zijn nog steeds veel bedrijven die hun mailprogramma, zoals MS Outlook, ook gebruiken als archief voor belangrijke berichten en documenten. In deze tijd, waar e-mail niet meer is weg te denken uit het bedrijfsleven, is een goede oplossing voor de archivering van e-mail noodzakelijk.

Nadelen van archivering in mailprogramma

Een e-mailprogramma is een programma om e-mail mee te verzenden en ontvangen, maar het is als programma minder geschikt om belangrijke inhoud mee te archiveren. We zetten een aantal nadelen hiervan voor u op een rijtje:

  • Instabiel en traag
    Mailprogramma’s, zoals MS Outlook, bevatten steeds meer berichten en documenten. Wij komen geregeld bij klanten mailboxen tegen met een omvang van 20GB of meer. Mailboxen met zo’n omvang leiden tot instabiliteit en traagheid van het mailprogramma. Het opstarten van het mailprogramma duurt veel langer en het komt regelmatig voor dat mail vastloopt.
  • Een mailprogramma heeft geen zoekfunctie
    De archieffunctie van bijvoorbeeld Outlook is niet ingericht op zoeken. Zo is het mogelijk om maar op 1 onderwerp te zoeken, terwijl een combinatie van zoektermen tot een beter zoekresultaat leidt. Daarnaast wordt er niet gezocht in data en bijlagen, vaak de belangrijkste onderdelen die snel beschikbaar moeten zijn.
  • Opslag van belangrijke documenten
    Volgens de Nederlandse wetgeving moeten bepaalde documenten en contracten voor een bepaald aantal jaren worden bewaard. Omdat mailprogramma’s over een delete-knop beschikken, loopt u als bedrijf het gevaar dat deze belangrijke documenten en contracten niet volgens de wetgeving worden bewaard en zelfs kunnen worden verwijderd.

Voordelen van mailarchivering

Een mailarchief kan een goede mogelijkheid voor uw bedrijf zijn om de risico’s die hierboven staan omschreven uit te sluiten. Een mailarchief is een apart programma dat naast een e-mailprogramma draait en waarbij meerdere instellingen mogelijk zijn. Voordelen van een mailarchief zijn:

  • Stabiliteit en snelheid
    U kunt instellen dat alleen berichten van bijvoorbeeld de laatste 12 maanden in de mailbox worden bewaard. Alles wat ouder is, wordt automatisch opgeslagen in het archief. Door de eigen mailbox te ontlasten, wordt het e-mailprogramma sneller en stabieler.
  • Mailarchief heeft een zoekfunctie
    Een goed georganiseerd archief biedt mogelijkheden voor slim zoeken op meerdere criteria. En daarnaast, niet geheel onbelangrijk, vindt een archiefprogramma zoektermen en criteria in bijlagen.
  • Opslag van belangrijke documenten
    Een goed archiefprogramma houdt rekening met de Nederlandse wetgeving en slaat documenten en contracten op de juiste manier op. Daarnaast kunnen deze contracten eenvoudig worden teruggevonden door de uitgebreide zoekfunctie.

Wilt u meer weten over mailarchivering en de mogelijkheden voor uw bedrijf? Neem contact met ons op voor vrijblijvend advies.