PCI Compliancy: hoe voldoet u aan de hoge standaard

Encaps-PCI-Compliancy
Klanttevredenheid. Dáár draait het om in de hotelbranche. Tevreden klanten komen immers terug en daar rookt de schoorsteen van. We begrijpen daarom heel goed dat continuïteit en volledige beschikbaarheid in de hotelbranche hoog in het vaandel staan. De klant is koning. Altijd. En daar kunt u problemen met betaalkaartmaatschappijen niet bij gebruiken.

[Lees meer…]

De APK binnen ICT-land: wie beheert uw server?

Encaps-de-APK-binnen-ict-land

Elke machine heeft onderhoud nodig. Neem bijvoorbeeld een auto, het is vanzelfsprekend dat u deze periodiek laat onderhouden. U wilt immers niet stilstaan onderweg naar een belangrijke afspraak of als u uw kinderen naar school brengt. Is het dan niet vreemd dat het voor bedrijven niet altijd vanzelfsprekend is dat hun server structureel onderhouden wordt? Datzelfde geldt voor een back-up, bij voorkeur achter een beveiligd portal: onmisbaar voor elk bedrijf dat niet verloren wil gaan bij een brand of een volledige crash van het systeem.

[Lees meer…]

ICT: de ketting is zo sterk als de zwakste schakel

Encaps-ICT-de-ketting-is-zo-sterk-als-de-zwakste-schakel

Oké, die titel hebben we niet zelf bedacht. Het is een bekend spreekwoord. Maar wél één dat naadloos aansluit bij de ICT-wereld. Neem bijvoorbeeld een e-mail: heeft u er wel eens bij stilgestaan langs hoeveel, mogelijk onveilige, servers dit bericht gaat voordat het de eindbestemming bereikt? Precies. Er is een zwakste schakel in élk proces. Laten we er samen voor zorgen dat het niet uw ICT-omgeving is.

[Lees meer…]

Outsourcing van ICT: slim of slecht?

Encaps-Outsourcing-van-ICT

Herkent u de volgende situatie? U werkt als financial controller, office manager of in een andere, soortgelijke functie. Uw dagelijks werk bestaat niet uit ICT-werkzaamheden, maar toch rust de verantwoording van het goed functioneren ervan op uw schouders. U bent niet de enige. Onze jarenlange ervaring leerde ons in elk geval één ding: binnen veel kleine tot middelgrote bedrijven is ICT ‘iets dat er een beetje bij wordt gedaan’. Goed idee? Wat vindt u?

[Lees meer…]

Marktontwikkelingen: ICT is niet sexy

Bert Haver, oprichter en eigenaar van Encaps vertelt vol passie over zijn vak. “Het is een klein wereldje waarin we werken. Relaties zijn enorm belangrijk. En juist dat gegeven geeft me volop energie. Termen als betrouwbaarheid, snelheid en persoonlijk contact zijn voor mij onmisbaar voor een succesvolle bedrijfsvoering.”

[Lees meer…]

Onderhoud ICT standaard opnemen in bedrijfsvoering

Het onderhoud van ICT wordt door veel bedrijven en instanties gezien als een kostenpost in de overheadsfeer. Een rare gedachtegang, ICT is een belangrijk onderdeel van bijna iedere bedrijfsvoering en geldt in veel gevallen als een productiemiddel waarmee geld wordt verdiend. Alleen al hierom zou onderhoud van ICT een vast onderdeel in de bedrijfsvoering moeten zijn.

Productiviteitsverlies door ICT

In januari 2012 verscheen er een onderzoek van de Universiteit van Twente met als titel ‘CTRL ALT DELETE. Productiviteitsverlies door ICT‐problemen en ontoereikende digitale vaardigheden op het werk.’ Ook al is het onderzoek bijna vier jaar oud, het is nog steeds actueel. Opvallende resultaten uit het onderzoek zijn wat ons betreft de volgende:

  • Gemiddeld verliest een Nederlandse werknemer met een pc 7,6% van de tijd werkzaam door slecht functionerende ICT en door gebrekkige digitale vaardigheden.
  • Elk uur dat er op een computer wordt gewerkt, gaan er 4 minuten en 34 seconden verloren. De verliezen zijn het grootst bij de laagopgeleiden en binnen de lagere beroepsgroepen. In deze categorieën loopt het productiviteitsverlies op tot 10%.
  • Berekeningen in het onderzoek laten zien dat er jaarlijks ongeveer 641.026.560 uren verloren gaan. Volgens het CBS kost een werkend persoon in Nederland gemiddeld 30,08 euro (cijfer 2008). De kosten van het productiviteitsverlies over de gehele beroepsbevolking bedraagt volgens dit onderzoek dan ook 19,3 miljard euro.

Gebrekkige digitale vaardigheden

Het onderzoek geeft dus twee belangrijke redenen aan waarom een medewerker gemiddeld 4 minuten en 34 seconden per uur zijn werk niet kan doen:

  1. Gebrekkige digitale vaardigheden van medewerkers zelf, zoals onbekendheid met de software waarmee ze werken en onvoldoende kennis van de werking van het werkstation.
  2. Niet goed functionerende ICT, zoals trage computers en falende mailservers.

Het onderzoek laat verder zien dat bedrijven of organisaties er weinig aan doen om hun medewerkers op te leiden in hun digitale vaardigheden. Meer dan 75% van de medewerkers ontwikkelen hun vaardigheden op het gebied van ICT buiten de officiële kanalen en middelen om die door het bedrijf waarvoor ze werken, worden aangeboden.

Niet goed functionerende ICT

Het tweede punt, niet goed functionerende ICT, is wat ons betreft eenvoudig te tackelen. Zoals hierboven beschreven, zijn de kosten die gepaard gaan bij het verlies van tijd enorm. Waarom investeert een bedrijf dan niet gewoon in het onderhoud van zijn ICT? Al zouden ze die gemiddelde 4 minuten en 34 seconden al terug kunnen brengen naar 2 minuten dan zou dit al een enorm voordeel opleveren. Met een relatief kleine investering kunnen bedrijven en organisaties een groot voordeel behalen.

Vast onderhoud voor ICT

Wij willen al deze bedrijven en organisaties graag kennis laten met vast onderhoud voor ICT. Encaps biedt hier al mogelijkheden voor aan voor 20 euro per maand per werkplek. Voor dit bedrag zorgen wij ervoor dat de ICT wordt onderhouden, de laatste securitypatches worden geïnstalleerd, dat u de beste performance behaalt door middel van defragmentatie en dat er automatische updates plaatsvinden. Wij regelen ook de updates voor andere software dan Microsoft zoals Firefox, Chrome, iTunes, Adobe Reader, Java. Alles onder de motorkap, zodat u en uw medewerkers er geen hinder van ondervinden.

Meer informatie?

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden die wij bieden met betrekking tot werkplekbeheer? Neem contact met ons op en stel uw vraag.

De cloud met veel mist omgeven

Staan uw servers al in de cloud? Als we de media moeten geloven, zijn we gek als we onze servers en ons hele bedrijf niet in de ‘cloud’ zetten. ‘De cloud’, ik zet het niet voor niets tussen haakjes, is een paraplubegrip dat vele betekenissen heeft en door velen verschillend geïnterpreteerd wordt. Moeten we nu met z’n allen meegaan in deze hype om maar niets te missen of kunnen we nog enige nuance aanbrengen? Naar mijn mening is de cloud met veel mist omgeven en ik zal u hier uitleggen waarom.

Definitie van cloud

Om u mijn visie te kunnen geven, is het belangrijk om dezelfde definitie van cloud voor ogen te hebben. Ik hanteer in het kader van dit artikel de volgende uitleg voor het begrip cloud: alle ICT-diensten die worden aangeboden vanaf internet. Hierbij kan het gaan om een colocated server in een datacentrum tot een complete virtuele omgeving waarbij er per gebruiker, per processor en MB wordt betaald. Kort gezegd, komt het hierop neer: de server wordt van ‘het bezemhok’ naar een cloudprovider verplaatst. U bent mogelijk geen eigenaar meer van de server en u bent niet verantwoordelijk voor het beheer ervan.

Cloud is een afweging

Al sinds dat er internet bestaat, bestaan er clouddiensten, zoals de mailservers van uw internetprovider. Cloud is niet nieuw en missen we nu echt heel veel als we niet in de cloud zitten? Mijn antwoord hierop is ja en nee. Het advies dat ik u wil meegeven, is om per geval, per dienst of per server te bekijken of er een toegevoegde waarde is om de server de deur uit te doen en elders onder te brengen.

Cloud is afhankelijk van uw internetverbinding

Als u uw servers wilt verplaatsen naar de cloud moet u zich realiseren dat u meer afhankelijk wordt van de beschikbaarheid en de snelheid van uw internetverbinding. Staat uw server nu inhouse? Dan heeft u met uw data de beschikking over een 100 Megabit of Gigabit-verbinding. In de cloud wordt de maximale snelheid bepaald door de eigen internetverbinding en de kwaliteit van uw cloudprovider.

Microsoft Office 365

Een mooi voorbeeld dat het bovenstaande illustreert, is Office 365, een aantrekkelijk geprijsde clouddienst van Microsoft. Ik ken meerdere voorbeelden uit eigen kring van gebruikers die hun inhouse mailserver hebben opgedoekt en zijn overgestapt naar Office 365. Niet iedereen is hier na afloop even gelukkig mee. Veel klachten gaan over traagheid en problemen bij de synchronisatie van documenten. Office 365 is an sich een goed product, maar wel een met rafelrandjes die door de verkopers voor het gemak niet genoemd worden.

Mist in de cloud

Biedt het verplaatsen van uw infrastructuur alleen maar technische voordelen, zoals veel cloudaanbieders beloven? Nee, de keerzijde wordt niet genoemd. De aanbieders hebben het nooit over hun prachtige ‘Business Model’ en zijn niet transparant over de maandelijkse fee die u als cloudgebruiker moet betalen. Is dat wel een reëel bedrag? Er is wat dat betreft veel mist in de cloud. Met een eigen server kunt u redelijk makkelijk uw TCO (Total Cost of Ownership) berekenen, cloudproviders geven echter geen inzage in de verdeling van de inkomsten.

Conclusie

Mijn conclusie is dan ook de volgende: luister niet naar alle schreeuwende reclames, maar blijf nadenken en laat u adviseren door een onafhankelijke partij. Er zijn meerdere oplossingen te bedenken waarbij een deel in de cloud staat en een deel op eigen servers. Als u bijvoorbeeld wilt werken met desktops in de cloud dan is dat goed mogelijk middels een private cloud. U geniet de voordelen van de cloud, zoals overal en op elke device kunnen werken, maar dan wel op een eigen beveiligde server.

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden die wij als Encaps bieden? Wij adviseren u graag over onze oplossingen.

Bert Haver
Eigenaar Encaps

Wat kan mailarchivering voor uw bedrijf betekenen?

In het bedrijfsleven is het e-mailverkeer de afgelopen 10 jaar een steeds crucialere rol gaan spelen. Belangrijke berichten en documenten (gescand) worden per e-mail over-en-weer verzonden. Er zijn nog steeds veel bedrijven die hun mailprogramma, zoals MS Outlook, ook gebruiken als archief voor belangrijke berichten en documenten. In deze tijd, waar e-mail niet meer is weg te denken uit het bedrijfsleven, is een goede oplossing voor de archivering van e-mail noodzakelijk.

Nadelen van archivering in mailprogramma

Een e-mailprogramma is een programma om e-mail mee te verzenden en ontvangen, maar het is als programma minder geschikt om belangrijke inhoud mee te archiveren. We zetten een aantal nadelen hiervan voor u op een rijtje:

  • Instabiel en traag
    Mailprogramma’s, zoals MS Outlook, bevatten steeds meer berichten en documenten. Wij komen geregeld bij klanten mailboxen tegen met een omvang van 20GB of meer. Mailboxen met zo’n omvang leiden tot instabiliteit en traagheid van het mailprogramma. Het opstarten van het mailprogramma duurt veel langer en het komt regelmatig voor dat mail vastloopt.
  • Een mailprogramma heeft geen zoekfunctie
    De archieffunctie van bijvoorbeeld Outlook is niet ingericht op zoeken. Zo is het mogelijk om maar op 1 onderwerp te zoeken, terwijl een combinatie van zoektermen tot een beter zoekresultaat leidt. Daarnaast wordt er niet gezocht in data en bijlagen, vaak de belangrijkste onderdelen die snel beschikbaar moeten zijn.
  • Opslag van belangrijke documenten
    Volgens de Nederlandse wetgeving moeten bepaalde documenten en contracten voor een bepaald aantal jaren worden bewaard. Omdat mailprogramma’s over een delete-knop beschikken, loopt u als bedrijf het gevaar dat deze belangrijke documenten en contracten niet volgens de wetgeving worden bewaard en zelfs kunnen worden verwijderd.

Voordelen van mailarchivering

Een mailarchief kan een goede mogelijkheid voor uw bedrijf zijn om de risico’s die hierboven staan omschreven uit te sluiten. Een mailarchief is een apart programma dat naast een e-mailprogramma draait en waarbij meerdere instellingen mogelijk zijn. Voordelen van een mailarchief zijn:

  • Stabiliteit en snelheid
    U kunt instellen dat alleen berichten van bijvoorbeeld de laatste 12 maanden in de mailbox worden bewaard. Alles wat ouder is, wordt automatisch opgeslagen in het archief. Door de eigen mailbox te ontlasten, wordt het e-mailprogramma sneller en stabieler.
  • Mailarchief heeft een zoekfunctie
    Een goed georganiseerd archief biedt mogelijkheden voor slim zoeken op meerdere criteria. En daarnaast, niet geheel onbelangrijk, vindt een archiefprogramma zoektermen en criteria in bijlagen.
  • Opslag van belangrijke documenten
    Een goed archiefprogramma houdt rekening met de Nederlandse wetgeving en slaat documenten en contracten op de juiste manier op. Daarnaast kunnen deze contracten eenvoudig worden teruggevonden door de uitgebreide zoekfunctie.

Wilt u meer weten over mailarchivering en de mogelijkheden voor uw bedrijf? Neem contact met ons op voor vrijblijvend advies.