Column : Mail Content Overload

Ondanks de opkomst van Social Media en de verschuiving van berichtenverkeer naar Facebook, Twitter of WhatsApp, wordt er nog steeds bijzonder veel gebruik gemaakt van e-mail.

E-mail is en zal ook het komende decennium een zeer belangrijk communicatiemedium blijven. Per dag worden wereldwijd meer dan 130 miljard e-mails verzonden. Meer dan 80% van deze berichten valt onder de categorie spam of malware. Mail server beheerders zijn dag in dag uit druk in de weer om ervoor te zorgen dat zo min mogelijk ongewenste e-mail in de mailboxen van de gebruikers beland.

De hoeveelheid Email die een gemiddelde, zakelijke gebruiker per dag te verwerken krijgt is groot, soms zeer groot. De hoeveelheid mail is dusdanig groot dat het niet meer te doen is om alles wat binnenkomt goed te bekijken en te bepalen of het belangrijk genoeg is om bewaard te worden. Als de onnodige berichten dan niet gewist worden is het teveel gedoe om deze nog netjes op te ruimen in een eigen mapje.

Kortom, we leiden collectief aan een Mail Content Overload.

Mail

Mail Content Overload

Wat te doen met deze almaar groeiende berg e-mails? Vroeger had je nog wel eens een computercrash waardoor je (met je POP mailbox) je hele geschiedenis kwijt was. Tegenwoordig zijn computers en software zo stabiel dat de historie steeds verder teruggaat in de tijd. Daarbij is de waarde van e-mails in de afgelopen jaren gegroeid. Persoonlijke gegevens, contracten en afspraken zijn maar een voorbeeld van het belang van zorgvuldig bewaren. Vandaag de dag maken we gebruik van IMAP of Exchange mailboxen waarbij de mail op de mailserver blijven staan. Dat is voor de beschikbaarheid van de informatie al van groot belang. Daarnaast staat de mail vaak ook lokaal op uw computer in het geheugen (cache) van een mailprogramma zoals b.v. Outlook.

Door heel veel gebruikers wordt het mailprogramma als Archief gebruikt. Dit gaat over het algemeen best goed. Uw e-mailprogramma is echter géén archief. Per ongeluk een foldertje uit uw inbox verwijderd: Pech! Weg is weg. Daarnaast zijn mailprogramma’s niet ontworpen om slim en efficiënt naar berichten te zoeken. Met een beetje geluk loopt Outlook niet vast bij een grote zoekopdracht. Zelden levert het zoeken in Outlook of andere programma’s het gewenste resultaat op.

Voor zakelijke mailboxen gelden ook wettelijke regels zoals een bewaarplicht van 7 jaren. Ook nemen de overheidseisen verder toe bijvoorbeeld als gevolg van de GDPR/AVG wetgeving in verband met de bescherming van privacygevoelige gegevens.

De oplossing voor al deze uitdagingen is het gebruik van software die speciaal gemaakt is voor archiveren en doorzoeken van grote hoeveelheden e-mail. Tevens kan een mailarchief ervoor zorgen dat de hoeveelheid mails die door de mailserver bewaard moet worden verminderd. Als de mailbox van de mailserver in omvang beperkt kan worden levert dit een sneller reagerend mailprogramma en of webmail cliënt op.

Er moet dus een stukje software ‘achter’ uw mailserver of mailprogramma geplaatst worden. Een mailarchief doet waarvoor het ontworpen is: archiveren, indexeren en voorzieningen bieden om snel te zoeken.

Encaps had deze column niet geschreven als wij niet een mooie oplossing hebben voor dit probleem van de Mail Content Overload! We komen daar binnenkort graag op terug.

Downtime is dodelijk: zeker binnen het hotelwezen

Encaps-downtime-is-dodelijk-zeker-binnen-het-hotelwezen

Het is bijna als vloeken in de kerk: downtime binnen een hotel. Iedereen is er als de dood voor. Want systemen die niet werken betekent geen wifi en klanten die niet kunnen in- of uitchecken. En dat betekent weer slechte recensies op de de vele vergelijkingssites.

[Lees meer…]

PCI Compliancy: hoe voldoet u aan de hoge standaard

Encaps-PCI-Compliancy
Klanttevredenheid. Dáár draait het om in de hotelbranche. Tevreden klanten komen immers terug en daar rookt de schoorsteen van. We begrijpen daarom heel goed dat continuïteit en volledige beschikbaarheid in de hotelbranche hoog in het vaandel staan. De klant is koning. Altijd. En daar kunt u problemen met betaalkaartmaatschappijen niet bij gebruiken.

[Lees meer…]

De APK binnen ICT-land: wie beheert uw server?

Encaps-de-APK-binnen-ict-land

Elke machine heeft onderhoud nodig. Neem bijvoorbeeld een auto, het is vanzelfsprekend dat u deze periodiek laat onderhouden. U wilt immers niet stilstaan onderweg naar een belangrijke afspraak of als u uw kinderen naar school brengt. Is het dan niet vreemd dat het voor bedrijven niet altijd vanzelfsprekend is dat hun server structureel onderhouden wordt? Datzelfde geldt voor een back-up, bij voorkeur achter een beveiligd portal: onmisbaar voor elk bedrijf dat niet verloren wil gaan bij een brand of een volledige crash van het systeem.

[Lees meer…]

Wat kan mailarchivering voor uw bedrijf betekenen?

In het bedrijfsleven is het e-mailverkeer de afgelopen 10 jaar een steeds crucialere rol gaan spelen. Belangrijke berichten en documenten (gescand) worden per e-mail over-en-weer verzonden. Er zijn nog steeds veel bedrijven die hun mailprogramma, zoals MS Outlook, ook gebruiken als archief voor belangrijke berichten en documenten. In deze tijd, waar e-mail niet meer is weg te denken uit het bedrijfsleven, is een goede oplossing voor de archivering van e-mail noodzakelijk.

Nadelen van archivering in mailprogramma

Een e-mailprogramma is een programma om e-mail mee te verzenden en ontvangen, maar het is als programma minder geschikt om belangrijke inhoud mee te archiveren. We zetten een aantal nadelen hiervan voor u op een rijtje:

  • Instabiel en traag
    Mailprogramma’s, zoals MS Outlook, bevatten steeds meer berichten en documenten. Wij komen geregeld bij klanten mailboxen tegen met een omvang van 20GB of meer. Mailboxen met zo’n omvang leiden tot instabiliteit en traagheid van het mailprogramma. Het opstarten van het mailprogramma duurt veel langer en het komt regelmatig voor dat mail vastloopt.
  • Een mailprogramma heeft geen zoekfunctie
    De archieffunctie van bijvoorbeeld Outlook is niet ingericht op zoeken. Zo is het mogelijk om maar op 1 onderwerp te zoeken, terwijl een combinatie van zoektermen tot een beter zoekresultaat leidt. Daarnaast wordt er niet gezocht in data en bijlagen, vaak de belangrijkste onderdelen die snel beschikbaar moeten zijn.
  • Opslag van belangrijke documenten
    Volgens de Nederlandse wetgeving moeten bepaalde documenten en contracten voor een bepaald aantal jaren worden bewaard. Omdat mailprogramma’s over een delete-knop beschikken, loopt u als bedrijf het gevaar dat deze belangrijke documenten en contracten niet volgens de wetgeving worden bewaard en zelfs kunnen worden verwijderd.

Voordelen van mailarchivering

Een mailarchief kan een goede mogelijkheid voor uw bedrijf zijn om de risico’s die hierboven staan omschreven uit te sluiten. Een mailarchief is een apart programma dat naast een e-mailprogramma draait en waarbij meerdere instellingen mogelijk zijn. Voordelen van een mailarchief zijn:

  • Stabiliteit en snelheid
    U kunt instellen dat alleen berichten van bijvoorbeeld de laatste 12 maanden in de mailbox worden bewaard. Alles wat ouder is, wordt automatisch opgeslagen in het archief. Door de eigen mailbox te ontlasten, wordt het e-mailprogramma sneller en stabieler.
  • Mailarchief heeft een zoekfunctie
    Een goed georganiseerd archief biedt mogelijkheden voor slim zoeken op meerdere criteria. En daarnaast, niet geheel onbelangrijk, vindt een archiefprogramma zoektermen en criteria in bijlagen.
  • Opslag van belangrijke documenten
    Een goed archiefprogramma houdt rekening met de Nederlandse wetgeving en slaat documenten en contracten op de juiste manier op. Daarnaast kunnen deze contracten eenvoudig worden teruggevonden door de uitgebreide zoekfunctie.

Wilt u meer weten over mailarchivering en de mogelijkheden voor uw bedrijf? Neem contact met ons op voor vrijblijvend advies.

Remote systeembeheer voor u

Encaps biedt systeembeheer op afstand en is een betrokken partner voor het midden en kleinbedrijf en de hotellerie. Met geavanceerde software houden wij uw computers scherp in de gaten, zodat u zich op uw core business kunt richten. Naast het signaleren en direct verhelpen van problemen, zorgen wij voor het noodzakelijke onderhoud.

Hoe werkt Encaps met remote systeembeheer?

Wij installeren speciale software op uw bedrijfsnetwerk (remote systeembeheer) waarmee wij continu de status van uw systemen kunnen monitoren. Wij bekijken daarbij 24 uur per dag, 7 dagen per week of uw hard- en software doet wat u ervan verwacht.

Signaleren wij een probleem in uw hardware, dan sturen wij direct een systeembeheerder naar u toe om dat probleem zo snel mogelijk te verhelpen. Ook het beheer van uw software is bij ons in goede handen. Wij zorgen op tijd voor updates en security patches. Met onze managed antivirus- en backupmodules verbeteren wij de bedrijfszekerheid van uw netwerk.

Let wel: Onze software vormt geen merkbare belasting voor uw werkstations of servers. U en uw medewerkers merken niets van onze software. Wat zij wel merken is dat de computersystemen het altijd vlot doen, zonder hinderlijke spam of virussen.

24×7 monitoring

Via geautomatiseerde systemen en een online verbinding bewaken wij dmv 24×7 monitoring de vitale functies van uw ICT. Met directe alerts kunnen wij vroegtijdig ingrijpen, voor de problemen escaleren. Encaps biedt verschillende SLA’s zodat wij desgewenst dag en nacht, in het weekend én op feestdagen voor u klaar staan om spoedeisende storingen direct op te lossen.

Kosten naar gebruik

De kosten voor monitoring bestaan uit een vast en een variabel deel. De vaste kosten zorgen ervoor dat u gebruik kunt maken van deze service. Op het moment dat u een calamiteit meldt buiten reguliere kantooruren treedt het variabele deel van de kosten in werking. De hoogte van deze kosten is afhankelijk van het tijdstip waarop u belt en de tijdsduur waarbinnen het probleem opgelost is. U betaalt dus alleen voor assistentie als u er gebruik van maakt.

Met een SLA voor 24/7 support krijgt uw calamiteit of storing altijd de hoogste prioriteit zodat u verzekerd bent van optimale ondersteuning.

Duurzame oplossingen

Wij helpen u graag aan bedrijfszekere en duurzame oplossingen waar u jaren mee vooruit kunt. Encaps maakt daarin bewuste keuzes, gebaseerd op goede ervaringen en bewezen voordelen. Duurzaamheid werkt daarbij twee kanten op: minimale verspilling van middelen levert kostenbesparingen op én een kleinere CO2 voetafdruk van uw organisatie

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en ICT

Op het gebied van MVO valt in de ICT nog veel winst te halen. In veel bedrijven staat dubbele of verouderde ICT-apparatuur die een relatief hoge CO2 uitstoot veroorzaakt en een matige bijdrage aan het bedrijfsproces levert. Vergeet niet dat veel van uw apparatuur dag en nacht energie verbruikt, terwijl ook gebruikers bewuster met hun werkomgeving zouden kunnen omgaan. Door kritisch naar uw ICT-omgeving te kijken kunnen al snel grote verbeteringen doorgevoerd worden.

Duurzame oplossingen

Encaps denkt mee en adviseert u in vraagstukken zoals:

  • Zijn uw ICT-oplossingen duurzaam ingericht
  • Welke verbeteringen kunnen worden aangebracht in uw ICT-omgeving
  • Hoe kan duurzaamheid worden ingebed in uw ICT-oplossingen
  • Hoe zorgt u voor meer bewustzijn bij de gebruikers van ICT-middelen

Hogere productiviteit

Uw computers, netwerkinfrastructuur, software en telecomverbindingen zijn cruciaal voor uw productiviteit. In de informatie gestuurde wereld van vandaag moeten uw systemen uw mensen helpen de informatiestromen de baas te blijven. Encaps heeft als missie om met haar expertise en middelen te zorgen dat uw organisatie zo productief mogelijk kan zijn. Vandaag én morgen.

Probleemloos werken

Wij weten als geen ander dat ieder computersysteem kwetsbaar is. Zonder vooraankondiging kunnen elke dag problemen opduiken. Bijvoorbeeld door virussen of spy- en malware, maar ook door technische problemen of simpelweg veroudering van componenten. ICT-problemen leiden vrijwel altijd tot direct verlies van productiviteit, en in het minst erge geval tot irritatie. Maar de gevolgen kunnen ook desastreus uitpakken, van harddisk crashes met onmisbare data tot infectie van een totaal netwerk. De herstelkosten, de verloren werktijd en de effecten op uw klantrelaties maken accuraat systeembeheer tot een rendabele investering. Wij zorgen ervoor dat uw systemen in optimale conditie zijn en blijven, zodat uw mensen probleemloos en productief kunnen werken.