Column : Mail Content Overload

Ondanks de opkomst van Social Media en de verschuiving van berichtenverkeer naar Facebook, Twitter of WhatsApp, wordt er nog steeds bijzonder veel gebruik gemaakt van e-mail.

E-mail is en zal ook het komende decennium een zeer belangrijk communicatiemedium blijven. Per dag worden wereldwijd meer dan 130 miljard e-mails verzonden. Meer dan 80% van deze berichten valt onder de categorie spam of malware. Mail server beheerders zijn dag in dag uit druk in de weer om ervoor te zorgen dat zo min mogelijk ongewenste e-mail in de mailboxen van de gebruikers beland.

De hoeveelheid Email die een gemiddelde, zakelijke gebruiker per dag te verwerken krijgt is groot, soms zeer groot. De hoeveelheid mail is dusdanig groot dat het niet meer te doen is om alles wat binnenkomt goed te bekijken en te bepalen of het belangrijk genoeg is om bewaard te worden. Als de onnodige berichten dan niet gewist worden is het teveel gedoe om deze nog netjes op te ruimen in een eigen mapje.

Kortom, we leiden collectief aan een Mail Content Overload.

Mail

Mail Content Overload

Wat te doen met deze almaar groeiende berg e-mails? Vroeger had je nog wel eens een computercrash waardoor je (met je POP mailbox) je hele geschiedenis kwijt was. Tegenwoordig zijn computers en software zo stabiel dat de historie steeds verder teruggaat in de tijd. Daarbij is de waarde van e-mails in de afgelopen jaren gegroeid. Persoonlijke gegevens, contracten en afspraken zijn maar een voorbeeld van het belang van zorgvuldig bewaren. Vandaag de dag maken we gebruik van IMAP of Exchange mailboxen waarbij de mail op de mailserver blijven staan. Dat is voor de beschikbaarheid van de informatie al van groot belang. Daarnaast staat de mail vaak ook lokaal op uw computer in het geheugen (cache) van een mailprogramma zoals b.v. Outlook.

Door heel veel gebruikers wordt het mailprogramma als Archief gebruikt. Dit gaat over het algemeen best goed. Uw e-mailprogramma is echter géén archief. Per ongeluk een foldertje uit uw inbox verwijderd: Pech! Weg is weg. Daarnaast zijn mailprogramma’s niet ontworpen om slim en efficiënt naar berichten te zoeken. Met een beetje geluk loopt Outlook niet vast bij een grote zoekopdracht. Zelden levert het zoeken in Outlook of andere programma’s het gewenste resultaat op.

Voor zakelijke mailboxen gelden ook wettelijke regels zoals een bewaarplicht van 7 jaren. Ook nemen de overheidseisen verder toe bijvoorbeeld als gevolg van de GDPR/AVG wetgeving in verband met de bescherming van privacygevoelige gegevens.

De oplossing voor al deze uitdagingen is het gebruik van software die speciaal gemaakt is voor archiveren en doorzoeken van grote hoeveelheden e-mail. Tevens kan een mailarchief ervoor zorgen dat de hoeveelheid mails die door de mailserver bewaard moet worden verminderd. Als de mailbox van de mailserver in omvang beperkt kan worden levert dit een sneller reagerend mailprogramma en of webmail cliënt op.

Er moet dus een stukje software ‘achter’ uw mailserver of mailprogramma geplaatst worden. Een mailarchief doet waarvoor het ontworpen is: archiveren, indexeren en voorzieningen bieden om snel te zoeken.

Encaps had deze column niet geschreven als wij niet een mooie oplossing hebben voor dit probleem van de Mail Content Overload! We komen daar binnenkort graag op terug.