Hoe gaat u om met e-mail binnen uw organisatie?

Encaps-Hoe-gaat-u-om-met-e-mail-binnen-uw-organisatie

Binnen een gemiddeld bedrijf is er een beleidsplan waarin onder meer de geldende gedragsregels zijn opgenomen. Hoe gaan we met elkaar om? Wat vinden wij belangrijk binnen onze cultuur? Dat idee. Maar zijn deze afspraken er binnen uw onderneming ook over het openen van e-mails? Niet? Lees dan snel verder.

Vertrouwelijke gegevens openbaar

Ook u hoort het steeds vaker in het nieuws: vertrouwelijke gegevens die via e-mail zijn verzonden belanden zomaar op straat. Onacceptabel, daar zijn we het allemaal over eens. Sinds 1 januari is de Wet bescherming persoonsgegevens aangescherpt en dat behelst nogal wat. Deze wet verplicht u namelijk om een ernstig datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en in sommige gevallen ook bij de betrokken klant. Boetes kunnen oplopen tot € 820.000. Tijd dus om goede afspraken te maken over het e-mailgebruik binnen uw organisatie.

Afspraken rondom e-mailgebruik

We noemen het bewust geen regels, want dat impliceert dat ze topdown zijn opgelegd. Afspraken daarentegen refereren aan wederzijdse goedkeuring. Informeer uw collega’s en laat ze intrinsiek het belang inzien. Dat houdt de zaag scherp.
We doen alvast een voorzet:

  1. Onbekende afzender? Open niet direct, maar verifieer de betrouwbaarheid van de bron. Nog altijd twijfel? Verwijder het bericht zonder dit te openen.
  2. Wees voorzichtig met het openen van bestanden die eindigen op .exe, .zip of .rar.
  3. Waak ervoor om uw mailbox als verlengstuk van uw archief te gebruiken.
  4. Gebruik e-mail niet voor het versturen en ontvangen van persoonsgevoelige informatie.
  5. Bekijk, voordat u een linkje in een e-mail opent, de adresregel. Hoe? Scrol er, zonder te openen met de muis overheen en beoordeel de bestemming. Begint dit correct met https://?
  6. Krijgt u een uitnodiging voor fileshare via bijv. Dropbox of WeTransfer? Wees kritisch in het accepteren ervan.

Venijn neemt toe

Het wordt voor een gewone e-mailgebruiker steeds lastiger om te beoordelen of iets wel of niet geopend mag worden. Bedreigingen via e-mail worden met de dag venijniger, slimmer en agressiever. Daarnaast spelen de verschillende menselijke karakters ook nog een rol: de ene mens is nu eenmaal voorzichtiger dan de andere. Juist daarom is die leidraad zo belangrijk. Want, hoe cliché ook, voorkomen is nog altijd beter dan genezen.