Column : Mail Content Overload

Ondanks de opkomst van Social Media en de verschuiving van berichtenverkeer naar Facebook, Twitter of WhatsApp, wordt er nog steeds bijzonder veel gebruik gemaakt van Email.

Mail is en zal ook het komende decennium een zeer belangrijk communicatiemedium blijven. Per dag worden wereldwijd meer dan 130 miljard E-mails verzonden. Meer dan 80% van deze berichten valt onder de categorie Spam of Malware. Mail server beheerders zijn dag in dag uit druk in de weer om ervoor te zorgen dat zo min mogelijk ongewenste Email in de mailboxen van de gebruikers beland.

De hoeveelheid Email die een gemiddelde, zakelijke gebruiker per dag te verwerken krijgt is groot, soms zeer groot. De hoeveelheid mail is dusdanig groot dat het niet meer te doen is om alles wat binnenkomt goed te bekijken en te bepalen of het belangrijk genoeg is om bewaard te worden. Als de onnodige berichten dan niet gewist worden is het teveel gedoe om deze nog netjes op te ruimen in een eigen mapje.

Kortom, we leiden collectief aan een Mail Content Overload.

Wat te doen met deze almaar groeiende berg E-mails. Vroeger had je nog wel eens een computercrash waardoor je (met je POP mailbox) je hele geschiedenis kwijt was. Tegenwoordig zijn computers en software zo stabiel dat de historie steeds verder teruggaat in de tijd. Daarbij is de waarde van E-mails in de afgelopen jaren gegroeid. Persoonlijke gegevens, contracten en afspraken zijn maar een voorbeeld van het belang van zorgvuldig bewaren. Vandaag de dag maken we gebruik van IMAP of Exchange mailboxen waarbij de mail op de mailserver blijven staan. Dat is voor de beschikbaarheid van de informatie al van groot belang. Daarnaast staat de mail vaak ook lokaal op uw computer in het geheugen (cache) van een mailprogramma zoals b.v. Outlook.

Door heel veel gebruikers wordt het mailprogramma als Archief gebruikt. Dit gaat over het algemeen best goed. Uw mailprogramma echter géén archief. Per ongeluk een foldertje uit uw Inbox verwijderd: Pech. Weg is weg. Daarnaast zijn mailprogramma’s niet ontworpen om slim en efficiënt naar berichten te zoeken. Met een beetje geluk loopt Outlook niet vast bij een grote zoekopdracht. Zelden levert het zoeken in Outlook of andere programma’s het gewenste resultaat.

Voor zakelijke mailboxen gelden ook wettelijke regels zoals een bewaarplicht van 7 jaren. Ook nemen de overheidseisen verder toe bijvoorbeeld als gevolg van de GDPR/AVG wetgeving in verband met de bescherming van privacygevoelige gegevens.

De oplossing voor al deze uitdagingen is het gebruik van software die speciaal gemaakt is voor archiveren en doorzoeken van grote hoeveelheden mail. Tevens kan een mailarchief ervoor zorgen dat de hoeveelheid mails die door de mailserver bewaard moet worden verminderd. Als de mailbox van de mailserver in omvang beperkt kan worden levert dit een sneller reagerend mailprogramma en of webmail cliënt op.

Er moet dus een stukje software ‘achter’ uw mailserver of mailprogramma geplaatst worden. Een mailarchief doet waarvoor het ontworpen is: archiveren, indexeren en voorzieningen bieden om snel te zoeken.

Ik had deze column niet geschreven als wij niet een mooie oplossing hebben voor dit probleem van de Mail Content Overload!

Account Frozen – Hijack MDaemon 17.5.1 & Brute Force Attacks

Als specialist op het gebied van MDaemon mailserver zien wij recent veel pogingen om middels Brute Force Attacks (BFA) aanvallen accounts te stelen. Een BFA is een poging van een kwaadwillende om aan te melden op een mailserver poort (meestal SMTP, IMAP) om door heel veel pogingen te doen met verschillende wachtwoorden een account te kraken.

Over het algemeen betreffen deze aanvallen gedistribueerde aanvallen afkomstig van verschillende IP adressen over de hele wereld. Er zijn binnen MDaemon vele technieken om de bulk van dit soort pogingen te blokkeren. Meestal reageert de mailserver door na vele aanmeldpogingen op eenzelfde account (mailbox) het account te blokkeren. Dit leidt dan weer tot ergernis bij de gebruiker van de mailbox en de administrator zal het account opnieuw vrij moeten geven of er dient gewacht te worden totdat dit automatisch gebeurd.

Alt-N, de maker van MDaemon, komt op dit moment met een update die ik zie als een soort geschenk uit de hemel: Location Screening. Hierbij kan op land/regio bepaald worden vanuit welke landen aanmeldpogingen (AUTH) gedaan kunnen worden op het mailserverplatform. Op verschillende mailserver van verschillende klanten passen wij deze techniek toe met als gevolg dat Brute Force Attacks niet meer plaatsvinden.

Alt-N levert MDaemon on-premiss en MDaemon Cloud mailserver oplossingen. MDaemon onderscheid zich van de grote concurrent door een laag resource gebruik, transparantie, eenvoudig management en fantastische real-time debugging mogelijkheden. De TCO bij het gebruik van MDaemon steekt bijzonder gunstig af tegenover de kosten van MS-Exchange of Office365.

Encaps is gespecialiseerd in SMTP servers van MDaemon, SecurityPlus voor MDaemon en Outlook Connector voor MDaemon.

Downtime is dodelijk: zeker binnen het hotelwezen

Encaps-downtime-is-dodelijk-zeker-binnen-het-hotelwezen

Het is bijna als vloeken in de kerk: downtime binnen een hotel. Iedereen is er als de dood voor. Want systemen die niet werken betekent geen wifi en klanten die niet kunnen in- of uitchecken. En dat betekent weer slechte recensies op de de vele vergelijkingssites.

[Lees meer…]

Het verhaal achter Encaps: Bert Haver, man met een missie

Encaps-Het-verhaal-achter-encaps-bert-haver-man-met-een-missie

‘Als kind was ik al gefascineerd door techniek. Radio’s bleven nooit lang in elkaar. Ik zou en moest weten wat er aan de binnenkant zat. Het dreef mijn ouders soms tot wanhoop,’ lacht Bert Haver, oprichter en eigenaar van Encaps, sinds 1999 actief in remote systeembeheer.

[Lees meer…]

Positieve ontwikkeling binnen hospitality: PayByLink

Encaps-Positieve-ontwikkeling-binnen-hospitality

De uitdagingen voor het hotelwezen veranderen continu. Marges staan onder druk. De concurrentie van bookingsites neemt toe. Maar ook de positieve ontwikkelingen rondom PayByLink zijn actueel.

[Lees meer…]

Hospitality: gast verlangt wifi. Altijd. En overal.

Encaps-Hospitality-gast-verlangt-wifi-Altijd-En-overal

Hospitality is afgeleid van het Latijnse ‘hospes’, wat zoveel betekent als ‘gast’. En die gast wil wifi. Liefst snel. Zeker veilig. En bij voorkeur ook nog gratis. Ga er maar aan staan als vooruitstrevend hotel dat dagelijks voor veel meer uitdagingen staat dan alleen een perfect werkend ICT-landschap. Dat vraagt om de juiste beslissingen op het juiste moment.

[Lees meer…]

Uitbraak ransomware-virussen: voorkomen is beter dan genezen

Encaps-uitbraak-ransomware-virussen

In Australië werd onlangs nieuwe ransomware ontdekt die het munt op alle producten van Microsofts clouddienst Office 365. De infectie lijkt plaats te vinden via mail in de vorm van een spookfactuur. Vervolgens worden alle bestanden versleuteld (encrypted) en zit er nog maar één ding op: de portemonnee trekken. Een ander voorbeeld is dat van de ransomware-variant die zich verspreidt via boekhoudsoftware. Slachtoffers ontvangen een mail waarin wordt aangegeven dat hun BIC-code is veranderd.

[Lees meer…]

De veiligheid van uw netwerk: een belangrijke zaak

Encaps-de-veiligheid-van-uw-netwerk
Uw ICT-netwerk is goud waard. Dat beseft u ongetwijfeld goed in een tijd waarin we altijd en overal online zijn. De mogelijkheden lijken eindeloos, maar vragen tegelijkertijd wel om gedegen bescherming van precies datzelfde belangrijke netwerk. Het is de basis van uw bedrijfsvoering geworden.

[Lees meer…]

Uw firewall: met of zonder bewaker bij de deur?

Encaps-uw-firewall-met-of-zonder-bewaker-voor-de-deur
Natuurlijk, het woord firewall is u bekend. Maar weet u ook het verschil tussen een actieve en een passieve firewall? En vooral, waaróm het belangrijk is om dat te weten? De ontwikkelingen in de wereld van ICT gaan razendsnel: elke dag komen er nieuwe bedreigingen bij. Virussen, spam, spy- en ransomware zijn onze dagelijks realiteit geworden. En dan praten we nog niet over hackers, die niet alleen steeds jonger, maar ook steeds slimmer worden.

[Lees meer…]

Hoe gaat u om met e-mail binnen uw organisatie?

Encaps-Hoe-gaat-u-om-met-e-mail-binnen-uw-organisatie

Binnen een gemiddeld bedrijf is er een beleidsplan waarin onder meer de geldende gedragsregels zijn opgenomen. Hoe gaan we met elkaar om? Wat vinden wij belangrijk binnen onze cultuur? Dat idee. Maar zijn deze afspraken er binnen uw onderneming ook over het openen van e-mails? Niet? Lees dan snel verder.

[Lees meer…]